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津田沼Office ブログ

2016/12/23 津田沼Office

ビジネス文書作成 ~メール編~

こんにちは、津田沼Officeスタッフです

今年は11月に千葉でも雪が降りました
急な気温の変化で、風邪を引かないようにお気を付けください

さて、今回も実際にOfficeにて行われたプログラムをご紹介いたします。
今回行ったプログラムは、『ビジネス文書作成~メール編~』です
目的は、メール作成の基本を理解し、就労した際に困らないようにする事です

まず、参加者の方に 「 ビジネスメールの良い点 」 を挙げて頂きました

* 相手の時間を拘束しない
* 同時にたくさんの方に送ることが出来る
* 文章に残せる為、伝達ミスをなくすことが出来る etc・・・

上記のように、たくさんの意見が出ました
他にも、写真や資料などの添付ファイルを送ることが出来るという点もあります

次に、「 メールの件名のポイント 」 を共有いたしました
件名を考える上で、主に、次の3つのポイントがあります

1.いつの用件なのか
2.どのような用件なのか
3.どのようにして欲しいのか

件名は長文にならずに、『アンケートのお願い』など、分かりやすく簡単な内容にすることがコツです

最後に、「 本文の文章構成 」 に取り組みました
本文の初めには、宛先を記載します
● 会社名は、正式名称で記載する
● 送り先の会社名のみで送信する場合は、会社名の後に 『御中』 を付ける
● 人の名前の後には 『様』 を付ける
以上が一般的な基本ルールです

宛先の次は、あいさつ文と名乗りを記載します
『お世話になっております。』『お疲れ様です。』
などの挨拶の言葉を記載した後に、自社の会社名、所属部署、名前、を書きます

名乗った後は、本文の作成です
本文の作成で、何よりも大切なことは、”分かりやすく書くこと”です。
コツは、自分は相手に対して何を伝えたいのか、そして、相手に何をしてほしいのか、
ということを明確にしてから書き始めることです。
何よりも、簡潔で丁寧な文章を心がけることが大事です

この後は、実際に、練習で文章を作成して頂きました

参加された方からは、
「初めてビジネスメールの作成を行ったので、コツがわかって良かった」
「件名をどのように書いていいか分からなかったので、理解出来て良かった」
「就労した後に、活かしてみる」などなど…
参加して良かったという声が多く聞かれました

このように、Melkでは、今後も実践的で皆様のニーズに合ったプログラムを提供してまいります

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